Uw medewerker belt op: ‘ik voel me niet goed, ik blijf thuis vandaag’. U hangt op en beseft dat dit de derde ziekmelding is in 12 maanden van deze medewerker. Dit is een signaal waar u iets mee moet. In Nederland verzuimt een medewerker namelijk gemiddeld één keer per 12 maanden. De mogelijkheid bestaat dat uw medewerker pech heeft, maar uit ervaring heeft frequent verzuim andere oorzaken die bijvoorbeeld te maken kunnen hebben met plezier op het werk. Daarnaast kan frequent verzuim in veel gevallen leiden tot langdurig verzuim. Reden genoeg om een gesprek aan te gaan wanneer uw medewerker weer hersteld is.

8 tips voor een frequent verzuimgesprek 
Maar hoe voert u zo’n gesprek? Wat mag u wel en niet vragen als werkgever? Wij geven 8 tips hoe u een frequent verzuimgesprek aan kunt gaan: 

1. Zorg ervoor dat u weet wanneer de medewerker zich ziek heeft gemeld en hoe lang iedere ziekmelding heeft geduurd. Een goede voorbereiding is hierbij het halve werk.
2. Geef in de introductie duidelijk aan wat de reden is van het gesprek. Benoem daarnaast dat het verzuim van de medewerker hoger ligt dan het gemiddelde landelijke verzuim. De introductie zou u als volgt kunnen doen: “Ik heb een gesprek met je ingepland, omdat je kort geleden ziek bent geweest en ik me zorgen maak. Je bent vaker ziek dan een gemiddelde medewerker in Nederland. Ik wil graag tijdens dit gesprek kijken hoe dat komt (buiten de medische aanleiding om) en wat daaraan te doen is.” 
3. Stel open vragen en wees oprecht geïnteresseerd in de medewerker zonder vooroordelen. 
4. Benoem niet hoe vaak de medewerker ziek is geweest. De medewerker is zich namelijk niet altijd bewust van zijn gedrag. Door de volgende vraag te stellen, zorgt u ervoor dat hij aan het denken wordt gezet: “Hoe vaak denk je dat je ziek bent geweest in de afgelopen 365 dagen?”.
5. Als werkgever wilt u weten wat de oorzaak is van frequent verzuim. In verband met de AVG kunt u dit niet vragen (lees in deze blog wat u wel of niet mag vragen als werkgever bij een ziekmelding). De volgende vragen kunnen helpen om erachter te komen wat er nog meer speelt dan enkel verzuim:
   • “Wat vind je van de frequentie van jouw verzuim de afgelopen 365 dagen?” 
   • “Heb je het nog naar je zin op het werk?” 
   • “Zit je op je plek? Vind je je functie uitdagend genoeg?” 
   • “Hoe is je werk-privé balans?” 
6. Wanneer een medewerker frequent verzuimt, kan dit invloed hebben op de werksfeer. Er kan namelijk wantrouwen ontstaan tussen collega’s. Als leidinggevende of werkgever is het van belang om hier tijdig op in te spelen. Benoem tijdens het gesprek wat de gevolgen zijn voor de afdeling en collega’s wanneer de medewerker frequent verzuimt. De volgende vragen zou u kunnen stellen:
   1. “Krijg je wel eens reacties vanuit collega’s over je ziekmeldingen? Wat zeggen zij daarover? Begrijp je hun reactie?” 
   2. “Stel je voor dat je in de schoenen van jouw collega’s zou staan. Wat zou je dan vervelend vinden aan een (frequente) ziekmelding?”  
7. Veel werkgevers denken dat de verantwoordelijkheid bij hen ligt om een oplossing aan te bieden. Echter ligt deze verantwoordelijkheid bij de medewerkers zelf. U kunt natuurlijk wel de medewerker ondersteunen. Stel vragen als: “Wat of wie heb jij nodig om het frequente verzuim te verminderen?” of “Welke stappen kun je zelf ondernemen om het ‘probleem’ op te lossen?”. Mocht de medewerker tijdens het gesprek geen oplossing hebben, geef hem dan de tijd om hierover na te denken en plan bijvoorbeeld een vervolgafspraak in. 
8. Leg concrete afspraken vast op papier. Hiervoor kunt u gebruik maken van het frequent verzuimformulier. Onderteken dit document en voeg dit toe aan het medewerkersdossier. Op deze manier kunt u bij een volgend (frequent) verzuimgesprek de eerder gemaakte afspraken bespreken. Klik op onderstaande button om het formulier te downloaden.