Wanneer een medewerker ziek is voor een langere periode adviseren we om het contact met uw medewerker warm te houden. Dit kunt u doen door het gesprek aan te gaan. Maar hoe voert u zo’n gesprek? En waarom is dit belangrijk? In deze blog vertellen we waarom het van belang is om contact te blijven houden en geven we tips hoe u het gesprek kunt aangaan met uw medewerker.
Het gesprek aan gaan met een medewerker bij langdurig verzuim is onder andere om de volgende twee redenen belangrijk:
- Het kan moeilijk zijn voor een medewerker om terug te keren naar de werkvloer. Dit kan bijvoorbeeld komen doordat de werkzaamheden van de medewerker veranderen of omdat hij weinig contact heeft met zijn collega’s. Het is daarom van belang om de dialoog aan te blijven gaan met elkaar. Op die manier houdt u de drempel laag en blijft uw medewerker betrokken bij de organisatie.
- Door het gesprek aan te gaan krijgt u een goed beeld van de situatie. Stel een medewerker is uitgevallen door rugklachten. Zou deze medewerker dan weer terugkeren naar het werk wanneer zijn rugklachten zijn verdwenen of zijn er misschien nog andere onderliggende problemen die ervoor kunnen zorgen dat de medewerker ziek blijft?
Bovenstaande twee voorbeelden geven genoeg redenen om het gesprek aan te gaan met uw medewerker. We hebben verschillende vragen ontwikkeld die u als handvatten kunt gebruiken tijdens het gesprek. De vragen gaan onder andere over het verzuim van de medewerker, de thuissituatie, maar ook hoe hij zijn werk ervaart. Klik hier om de vragen te downloaden. Deze vragen hoeven niet allemaal gesteld te worden en zijn bedoeld als inspiratie. Tijdens het gesprek kunt u het beste aanvoelen welke vragen handig zijn om te stellen.
Wij geven 6 handige tips hoe u het gesprek aan kunt gaan:
# Tip 1: Neem de tijd voor uw medewerker
Om de volledige aandacht te hebben voor uw medewerker is het belangrijk om een afspraak in te plannen en de tijd te nemen. Op die manier kunt u een diepgaand gesprek voeren en erachter komen hoe het daadwerkelijk met iemand gaat. Wij adviseren het gesprek face-to-face aan te gaan. Mocht dit niet mogelijk zijn, dan kunt u de afspraak digitaal inplannen. Een telefonische afspraak wordt afgeraden, omdat u niet kunt merken wanneer iemand zich bijvoorbeeld terugtrekt of emotioneel wordt. Dit zijn juist belangrijke signalen.
# Tip 2: Creëer een veilige setting
Tijdens het gesprek kan het voor een medewerker moeilijk zijn om emoties te uiten. Zorg er daarom voor dat de afspraak plaatsvindt in een ruimte waar jullie niet gestoord kunnen worden. Ook is het fijn voor de medewerker wanneer de ruimte is afgeplakt waardoor niemand naar binnen kan kijken.
#Tip 3: Non-verbale communicatie
De manier hoe u zich opstelt in een gesprek is net zo belangrijk als de vragen die gesteld worden. Het doel van het gesprek is om de medewerker zijn verhaal te laten doen. Let daarom op uw non-verbale communicatie:
- Zorg voor een open houding;
- Zit niet achterover, maar juist voorover;
- Leg uw armen los en niet over elkaar heen;
- Maak oogcontact.
Daarnaast kan een medewerker emotioneel worden. We hebben daardoor de neiging om meteen bij de eerste traan te vragen of diegene een glas water wilt. Op die manier wordt de medewerker direct uit zijn emotie gehaald. Het is belangrijk om iemand even te laten huilen wanneer hij verdriet heeft. Vervolgens kunt u een glas water of tissue aanbieden.
#Tip 4: Toon empathie
Zorg dat u empathie toont naar uw medewerker. Vorm geen mening, doe geen aannames, maar probeer de situatie van uw medewerker te begrijpen. Laat daarnaast de medewerker zijn verhaal doen en onderbreek diegene niet. Op deze manier creëert u een veilige setting en wordt het voor de medewerker makkelijker om open te zijn over de situatie.
#Tip 5: Vraag door
Om erachter te komen waar de medewerker daadwerkelijk mee worstelt, is het belangrijk om door te vragen. Op die manier kunt u de medewerker uiteindelijk gerichter helpen. Stel een medewerker geeft aan dat hij het moeilijk vindt om te werken met systemen. Dan wilt u direct weten wat diegene precies lastig vindt. Dit kan door de volgende vragen te stellen: “Wat vind je precies moeilijk aan de systemen en waar kunnen we je bij helpen?”.
#Tip 6: Wat kunt u niet vragen
Vraag niet aan de medewerker hoeveel medicijnen diegene slikt of hoe vaak hij naar de fysiotherapeut gaat. Dit zijn medische vragen en zijn privacygevoelig.
Wij bieden een inhouse training ‘gesprekstechnieken’ aan waarbij we leidinggevenden en werkgevers helpen hoe zij het gesprek aan kunnen gaan. Twijfelt u of u bepaalde vragen mag stellen of wilt u meer tips over hoe u het gesprek aan kunt gaan met uw medewerker? Neem dan contact op met uw casemanager. Onderaan deze pagina vindt u onze contactgegevens.
