Uw medewerker belt op: ‘ik voel me niet lekker, dus ik blijf vandaag thuis.’ Vaak heeft u de neiging om van alles te vragen en te willen weten. Begrijpelijk, maar bepaalde vragen kunt u als werkgever niet stellen in verband met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Welke vragen mag u stellen? En wat mag u wel of niet registreren? 

In deze blog wordt duidelijk hoe u om kunt gaan met een ziekmelding en wat u mag vragen aan een medewerker. Ook wordt duidelijk wat u moet doen wanneer u een ziekmelding niet vertrouwt, wat u mag registreren en hoe u kunt omgaan met een ziekmelding via WhatsApp.

Wat mag ik vragen en registreren als werkgever?
De Autoriteit Persoonsgegevens controleert organisaties steekproefsgewijs of zij informatie goed verwerken in hun systemen. Hierbij wordt gekeken of de informatie die is genoteerd niet herleidbaar is naar medische- of persoonsgegevens van medewerkers. Download hier een overzicht om te zien wat u mag vragen en registreren.

Wat kan ik doen wanneer ik een ziekmelding via Whatsapp of per mail ontvang?
“Ik ben ziek, blijf vandaag thuis. Groetjes!” – bericht via WhatsApp. Een ziekmelding via WhatsApp of per mail is niet acceptabel. Stuur een appje of e-mail en vraag of de medewerker telefonisch contact met u opneemt, omdat u via WhatsApp of mail de ziekmelding niet in behandeling kunt nemen. Mocht de medewerker niet bellen, neem dan contact op met uw casemanager. Wij zullen u hierbij verder helpen.

Iedere werkgever is verplicht om een verzuimprotocol te hebben waarin u afspraken maakt over wat er wordt verwacht van de medewerker en de werkgever bij verzuim. Het is van belang om vast te leggen dat een ziekmelding via WhatsApp of mail niet wordt geaccepteerd. Mocht u nog niet beschikken over een verzuimprotocol, download dan hier een voorbeeld verzuimprotocol.

Wat kan ik doen wanneer ik een ziekmelding niet vertrouw?
Het komt wel eens voor dat u een ziekmelding binnen krijgt van een medewerker waar u geen goed gevoel bij heeft. Als werkgever kunt u niet oordelen of de ziekmelding terecht is of niet. Alleen een bedrijfsarts kan vaststellen of het verzuim wegens ziekte gegrond is. Mocht u een gevoel van wantrouwen hebben dan zit er waarschijnlijk iets niet goed. Ga het gesprek aan over het gevoel van wantrouwen nadat de medewerker weer hersteld is en geef constructieve feedback!

Twijfelt u of u iets wel of niet mag registreren of heeft u advies nodig over hoe u een gesprek aan kunt gaan met een medewerker? Neem dan contact op met uw casemanager. Onderaan deze pagina vindt u onze contactgegevens.